사무실을 옮기는 방법: 스트레스를 줄이고 생산성 손실을 최소화하는 세 가지 팁
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움직이는…(Jaws의 테마 음악)…은 당신을 움츠리게 만들고 이를 악물고 싶게 만듭니다. 스트레스가 다 느껴지지 않으세요? 사무실을 픽업하여 상자에 포장하고 갈 수만 있다면 얼마나 좋을까요?
어느 시점에서 비즈니스에 변화가 필요하고 선택의 여지가 없습니다. 재배치가 당신의 얼굴을 쳐다보고 있습니다. 아마도 당신은 당신의 공간을 지나 성장했거나 고객이 다른 도시에 있거나(또는 당신이 이사했고 통근이 마지막 신경을 곤두세우고 있음), 임대료가 두 배로 뛰기 때문에 더 경제적인 공간을 찾아야 할 수 있습니다. 이유야 어찌됐든 터널 끝에는 빛이 있다!
이사는 준비 아홉 부분, 땀 한 부분입니다. 비용이 많이 드는 생산성을 잃지 않고 중요한 날을 준비할 수 있습니다.
1. 모든 것을 계획하고 가능한 한 위임하고 아웃소싱합니다.
이상적으로는 사무실을 전문으로 하는 이사 회사와 협력하십시오. 계획과 효율성에 대한 그들의 전문적인 지혜는 매우 귀중할 것입니다.
커뮤니케이션 계획을 세우고 다음을 담당하는 커뮤니케이션 관리자를 지정합니다.
직원들에게 이동 시기와 예상 역할에 대해 알립니다.
고객에게 새 주소에 대해 알리기
그리고 마감 날짜의 모든 기존 서비스에 연락하고 미래 위치의 서비스(전기, 전화, IT)에 시작 날짜를 알려줍니다.
이사 계획을 세운 다음 회사에서 이사 관리자를 지정하여 밤떡 조정할 수 있습니다. Organize Meadvises의 Janine Sarna-Jones “설계자, 중개인, 보험 및 이사 회사, 보관 시설, 수리공, 계약자 및 화가와 같은 공급업체의 모든 이사 관련 서류, 체크리스트, 영수증 및 연락처 정보가 포함된 파일 또는 바인더를 준비하십시오.”
이사 관리자 및 사무실 디자이너와 함께 새 공간을 방문하여 필요 사항을 결정하십시오. 좋은 평면도와 적절한 사전 계획을 통해 디자이너는 다음 질문에 답하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
귀하의 공간이 어떻게 기능하기를 원하고 각 부서, 회의실, 식료품 저장실, 창고 등에 대해 어떤 방을 지정해야 합니까? 하나 이상의 입구가 있습니까? 공식 엔트리에 어떤 것을 사용해야 합니까?
누가 어디에 앉을까? 어떤 긴급 상황을 고려해야 합니까?
기존 가구가 적합합니까?
IT, 전화, 전기 등을 어디에 추가해야 합니까?
가능하면 주말에 이동하여 생산성 손실을 최소화하십시오. 대부분의 회사는 월초와 말에 이사합니다. 그에 따라 계획하고 예상치 못한 일에 대비하십시오.
2. 녹색으로 만듭니다. 이사하기 전에 청소하십시오.
직원들이 이사하기 전에 무엇을 버릴 수 있습니까?
더 이상 사용하지 않는 것을 판매하거나 기부할 수 있습니까?
이사 전에 스캔할 수 있는 서류가 있습니까?
판지와 테이프 대신 “문고 상자”를 사용하십시오. 그들은 그들을 떨어 뜨리고 당신이 포장하고 포장을 푼 후에 픽업합니다. 쉽고, 튼튼하고, 깨끗하고 친환경적입니다!
3. 라벨, 라벨, 라벨. 이전 위치와 새 위치의 문에 각 사무실에 레이블(A, B, C 또는 1, 2, 3)이 있는지 확인하십시오. 각 상자에도 해당 레이블이 있어야 합니다. 사무실의 이사 관리자는 한 번에 5개의 사무실에서 여러 이사를 조정할 수 없습니다.
Sane Spaces의 Cena Block은 다음과 같이 6개의 중요한 상자에 레이블을 지정할 것을 권장합니다.
소모품 – 일상 업무에서 사용하는 백업 자료입니다. 소모품은 작업 과정에서 ‘소진되는’ 것입니다.
도구 – 이것은 다른 일을 하는 데 사용하는 항목입니다… 머리카락을 쪼개는 것과 같을 수 있지만 도구는 특별한 기교가 필요할 수 있는 영역에서 더 분명히 다릅니다.
책/참고 문헌 – 또는 하드 케이스 리소스
전자 제품 – 사무실이 기술에 익숙해지면 이 상자가 위의 상자를 대체할 수 있습니다! 이 상자에는 사무실에서 사용하는 모든 전자 제품과 충전기가 포함됩니다.
현재 Office 파일 – 파일을 범주로 아직 구분하지 않은 경우 다음은 파일을 정렬(및 제거)할 때 고려해야 할 몇 가지 범주입니다. 작업, 일지, 빠른 참조, 리소스/정보, 중요/영구/법률, 개인 및 장기/보관(나중에 검색하거나 언젠가 액세스하기 위해)
첫 번째 상자 열기 – 각 방을 설정하는 데 반드시 필요한 모든 것을 여기에 넣으십시오. 각 방마다 다른 중요한 항목이 있을 것입니다.
이사업체가 최소한의 지원과 중단으로 올바른 사무실로 올바른 상자를 쉽게 가져갈 수 있도록 하십시오. 마지막으로, 각 상자에 내용물의 레이블이 붙어 있는지 확인하고 사무실당 하나씩 “먼저 개봉”이라는 레이블이 붙은 즉각적인 공급이 필요한지 확인하십시오.
